Von A(sana) bis Z(enmate): diese 50 Online-Tools erleichtern meinen Arbeitsalltag

Als jemand, der in der Digitalbranche arbeitet, ist es beinahe selbstverständlich für mich, dass ich fast überall wo es geht, meinen (Arbeits)alltag mittels digitaler Tools zu erleichtern.
Und oftmals denkt man ja, dies sei für die gesamte Bevölkerung (und auch die, die nicht gerade in Digitalagenturen oder Startups arbeiten) vollständig alltäglich. Ist es aber nicht, wie ich am letzten Wochenende einmal wieder gemerkt habe.

In den letzten Tagen war ich mit einem alten Schulfreund (promovierter Maschinenbau-Ingenieur) zur Skitour in den Schweizer Alpen unterwegs. Als wir abends beim Bier unsere iPhones aus der Tasche holten, um die Fotos des Tages anzuschauen, blickte er vollkommen irritiert auf den Bildschirm meines Telefons. Er konnte gar nicht glauben, wie viele Apps sich dort tummelten (Hinweis: es sind 149). Er besaß zwar auch ein Iphone, auf diesem befanden sich aber gerade einmal 13 Apps (davon 4, die ausschließlich geeignet waren, seinen 3-jährigen Sohn zu unterhalten).

Hierüber kamen wir auf die Frage, welche digitalen Helferlein wir denn so nutzen, um den Arbeitsalltag zu gestalten.
Seine Liste war kurz: Laptop, iPhone, Internet-Explorer (ja wirklich!), Word, Powerpoint, Excel und Outlook.

Nachdem ich ihm dann über viele weitere Biere erzählt hatte, welche Tools bei mir im Einsatz sind, machte er sich reichlich Notizen. Das brachte mich nun zu dem Gedanken, dass viele dieser Helfer eben nicht in der Breite der Bevölkerung bekannt sind und vielleicht der eine oder andere die Liste der bei mir tatsächlich im Einsatz befindlichen Tools (natürlich ohne jeden Anspruch auf Vollständigkeit) nützlich finden könnte.

Wie also manage ich digital meinen Arbeitsalltag?

Hardware
Ich nutze ein Macbook Pro (13’’, 2,8GHz Intel Core i7), das ich allerdings ziemlich aufgerüstet habe mit 8GB RAM und einer 1TB SSD-Festplatte.
Dazu zwei iPhones (5S, der Vorteil der 6er war mir nicht stark genug). Warum zwei Telefone? Ich geniesse es, am Wochenende und im Urlaub für Freunde und Familie erreichbar zu sein, will aber beruflich ungestört bleiben. Das private Handy empfängt dabei auch keine beruflichen eMails etc.
Auf Reisen habe ich immer meine Noise Cancelling Kopfhörer von Bose dabei. Damit habe ich mit einem Knopfdruck in Bahn oder Flugzeug absolute Ruhe und kann sie zum Schlafen oder für absolute Konzentration beim Arbeiten nutzen.

Kommunikation
Mein größtes Sorgenkind sind eMails. Nicht nur, weil ich grundsätzlich zuviele von ihnen bekomme, sondern auch weil ich – bedingt durch meine Tätigkeit für verschiedene Unternehmen – eine Vielzahl von eMailccounts verwalten muss. Von mehreren gmail-Accounts über Corporate-Exchange-Accounts bis zum privaten iCould-Account ist alles dabei. Die Suche nach DEM ultimativen eMailprogramm, das sinnvoll alle diese Accounts gemeinsam verwaltet, ist noch nicht vorbei, so dass ich auf dem iPhone klassisch auf das beigefügte Mail-Programm zurückgreife.  Auf dem Macbook ist es nach vielen Versuchen mit anderen Programmen tatsächlich Apple Mail geworden (ich bin aber dankbar für weitere gute Tipps), was mich in puncto Performance und Funktionalität aber nicht endgültig glücklich macht. Airmail, Thunderbird oder das mittlerweile von Google gekaufte und eingestellte Sparrow aber auch nicht.

Während des Arbeitstages habe ich immer wieder Phasen, in denen ich die Mailprogramme bewusst schließe. Will mich jemand aus meinen Teams dann erreichen, ist für „instant communication“ lange Zeit Skype das Tool der Wahl gewesen. Nicht nur mit IP-Telefonie sondern insbesondere dem Skype-Chat, über den sowohl bei Navinum als auch Finc3 und den Online Marketing Rockstars das Gros der Kommunikation läuft, wenn es a) Infos für das gesamte Team sind oder b) es darum geht, sofort eine Information von jemandem zu bekommen.

In den letzten Monaten hat sich eine ziemlich mächtige Alternative zu Skype entwickelt: Slack – eines der am schnellsten wachsenden harmoniert Slack.com ziemlich gut. Anders als bei Skype sind in Slack alle Nachrichten und Anhänge durchsuchbar. Nachteil: man kann Slack so richtig sinnvoll nur im eigenen Unternehmen nutzen. Zur Kommunikation mit Externen nutze ich weiterhin Skype, ebenso für IP-Telefonie.

Ab und an wird es ergänzt durch Google Hangouts.

Dazu kommen Whatsapp und iMessage, das durch die lange fällige Integration in OSX nochmal deutlich nützlicher geworden ist.

Twitter gibt mit einen guten Überblick über News, sowohl aus Politik, Wirtschaft und Sport als auch für Branchenthemen.
Tweetboot ist die ideale Sotfware fürs Twittern

Projekt- und Dateimanagement
Projektmanagement- und Aufgabenverwaltungs-Tools gibt es wie Sand am Meer.

Meine Anforderung: mobile App vorhanden, gute Verwaltung von Anhängen, sinnvolle DueDate-Funktion und am wichtigsten für den Einsatz in Teams eine gute Assignment-Funktion, bei der ich Aufgaben an Teammitglieder delegieren kann und über Aktualisierungen trotzdem weiterhin auf dem Laufenden gehalten werde.

Klarer Sieger hierbei ist asana, das den perfekten Spagat schafft zwischen Simplicity und Funktionsumfang. Einziges Manko: Offline-Editieren ist bis dato nicht möglich. Gerne würde ich meine häufigen Zugfahrten (mit meist ja mieser Internet-Konnektivität) nutzen, um meine ToDo-Listen aufzuräumen. Viele andere Teams schwören ja auf Wunderlist etc., das mich aber bis heute im Vergleich zu asana nicht überzeugt hat.
Für Notizen, das Sammeln von Dateien zu einem speziellen Thema, etc. nutze ich Evernote. Synchronisiert perfekt über alle meine Endgeräte und kann genau das, was ich benötige. Egal ob es Gedanken für einen neuen Blogpost, Ideen für ein Projekt oder ganz simpel meine Einkaufsliste ist, mit Evernote habe ich alle Notizen an jedem Ort aktuell.

Meine Daten liegen ganz überwiegend in der Cloud, so habe ich von jedem Ort direkten Zugriff auf so ziemlich jede Datei. Boxcryptor hilft dabei, sie sauber zu verschlüsseln. Ich greife dabei auf Dropbox und Google Drive zurück. Dank insync kann ich sogar Google Drive von zwei verschiedenen Accounts sauber parallel nutzen.

Für Sales-Themen (Sponsorings bei den Online Marketing Rockstars, Händlerakquise bei Navinum, Consulting-Projekte bei Finc3, etc.) nutzen wir Pipedrive. Mit 9€ pro Person und Monat ein Top Preis-/Leistungsverhältnis im Vergleich zum Marktführer Sales-Force, der sicher mehr Funktionsumfang hat, den wir bei uns aber in der Form nicht brauchen.

Unser Firmenwiki läuft über Atlassian – ein smartes Tool, um zu jedem Projekt, jedem Kunden, jedem Thema alle relevanten Daten mit sauberer Versionsverwaltung, Changelog, alle Informationen und Dateien für jedes Teammitglied verfügbar zu machen.
Instagram nutze ich bisher primär, um zu verfolgen, was Freunde und Bekannte erleben. Um damit etablierten Marken zu folgen, hat es sich bei mir noch nicht wirklich etabliert.

Scanbot ist die ideale App, um überall Dateien direkt mit dem Handy einzuscannen. Sie werden sofort von der App erkannt, ausgelesen und in der Dropbox abgelegt

Finance
Es gibt unzählige cloudbasierte Buchhaltungsprogramm. Wir haben uns sehr früh für Collmex entschieden, das vom Funktionsumfang weit über viele andere hinausgeht, in Sachen UX/UI aber auf dem Stand von vor 8 Jahren ist. Ich vermute, hier wird es demnächst zu einem Wechsel kommen (Empfehlungen gerne in die Kommentare)

Für unsere Beratungsprojekte bei Finc3 ist es wichtig, die geleisteten Stunden unserer Berater sauber zu tracken, um sie bei Kunden abrechnen zu können. Harvest ist hierbei ein Tool, das ich über die letzten Wochen und Monate lieb gewonnen habe. Am Monatsende kann mit 3 Mausclicks die Rechnung erstellt werden.
Expensify nutzen wir, um Spesen und Auslagen zu verwalten und abzurechnen.

Paypal nutze ich nicht nur, um Online Einkäufe zu bezahlen sondern genau so, um Freunden Geld zu erstatten, wenn sie irgendwo etwas auslegen. Typischer Usescase: gemeinsames Mittagessen mit mehreren Leuten. Einer zahlt die gesamte Rechnung und bekommt den Rest via Paypal vom Handy in 20 Sekunden erstattet. Kein endloses Rumhantiere mehr mit Kleingeld.

Number26 ist für mich das modernste und innovativste Bankkonto. Via App verfolge ich alle Transaktionen, kann sie sofort kategorisieren und habe immer und jederzeit einen detaillierten Überblick über meine Finanzen.

Medien
Radio.de ist mein Zugriff auf zehntausende Radiosender weltweit. Musik höre ich ansonsten über Spotify Premium.
Für TV Serien und Filme nutze ich Amazon Prime, dazu Apple TV und Netflix. Größtes Plus bei Amazon Prime: mit dem Kindle Fire HDX kann ich alle Amazon Prime Serien und Filme auch offline (im Zug, Flugzeug, Ausland) nutzen. Dazu Zattoo für IPTV und SkyGo, um unterwegs Bundesliga und anderen Sport zu gucken

Sonstiges
Für die typische Büroarbeit bin ich zur Verwunderung vieler noch nahezu vollständig in der Microsoft-Welt. Powerpoint, Excel und Word sind immer noch täglich im Einsatz. Ich weiß es nicht, wieso. Mir ist klar, dass es da mittlerweile überlegenere Tools gibt, sie haben es aber noch nicht vollständig in meinen Alltag geschafft.
Apple Keynote hat sich genauso wenig durchgesetzt wie Google Docs / Google Apps.

Lastpass ist das perfekte Tool, das geräteübergreifend alle meine Passwörter schützt und verwaltet. Dank 2Factor-Authentication absolut abgesichert.

Squarespace ist ein tolles Tool, um ohne Developer-Kenntnisse schicke Website zu bauen.

Headspace ist die beste App für Meditation, um im Arbeitsstress hinter sich zu lassen und Stress abzubauen.

Zenmate ist perfekt, um anonymes Surfen zu ermöglichen. Mit nur einem Klick leite ich meinen IP-Traffic vollständig anonymisiert über ein Land meiner Wahl. Ideal auch, um auf Dienste wie Hulu etc. zuzugreifen, die nur aus einem bestimmten Land zugänglich sind. Eine andere, kostenpflichtige Alternative ist Overplay.

Fotos aus dem iPhone bearbeite ich mit PicTapGo, auf dem Rechner nutze ich Pixelmator. Kleine animierte Videos drehe ich auf dem Smartphone mit Nutshell.

Transport
MyTaxi um bequem per Klick ein Taxi zu bestellen. Funktioniert in nahezu allen Großstädten. Wo möglich auch Uber.
Car2Go und DriveNow zum Carsharing, erfreulicherweise auch in vielen internationalen Städten.

In Hamburg auch sehr gerne Stadtrad plus die dazugehörige App, um für kurze Distanzen schnell mal ein Fahrrad zu leihen

Waze als communitybasiertes Navigationssystem, das für mich oftmals sehr viel schlauere, schnellere Wege empfiehlt als andere Anbieter.
Für Länder, in denen man ohne permanentes mobiles Internet (Stichwort Roamingkosten) unterwegs ist, empfehle ich navmii

Ihr kennt die Situation, dass Ihr an irgendeinem Ort mit jemandem verabredet seid und derjenige auf Euch wartet? Mit Glympse kann er/sie Euren Standort (natürlich nur solange Ihr es wollt) verfolgen und weiß somit genau, wann Ihr da seid.

Es gibt noch eine Reihe weiterer Apps und Tools, die aber deutlich weniger häufig zum Einsatz kommen. Die meiste werden ausprobiert und dann doch wieder aussortiert. Aber diese 5o Gadgets und Tools helfen mir enorm, meinen Alltag zu managen und zu gestalten.

Auf welche Tools und Apps könnt/wollt Ihr nicht mehr verzichten? Freue mich über Meinungen in den Kommentaren